Od 2. januarja 2016 naprej je številka računa, ki je izdan za gotovinsko plačilo, strogo določena. Sestavljena je iz treh delov, in sicer iz:
- oznake poslovnega prostora podjetja
- oznake elektronske naprave, s katero je račun izdan ter
- zaporedne številke računa.
Oznake si lahko določate sami. Oznaka poslovnega prostora je lahko do 22 mestni tekstovni podatek, ki je lahko sestavljena iz številk in črk: 0-9, a-z in A-Z. Oznaka mora biti pri pošiljanju podatkov enaka, kot je navedena na računih in mora biti enkratna na nivoju zavezanca. Tudi oznaka blagajne je lahko sestavljena enako kot oznaka poslovnega prostora.
Torej je številka računa lahko niz črk ali niz številk: recimo TRGOVINA5-BLAGO6-6492 ali 100-200-0010. Vendar pa je v praksi edino smiselna oznaka, ki je čimkrajša, ker so računi ozki in pa sestavljena samo iz številk. To je pomembno pri izdaji računov, ki jih kupci plačujejo prek elektronskega bančništva. Sklic za plačilo je vedno sestavljen iz številke računa in če imate v njem črke, vaši kupci tega ne bodo mogli navesti v elektronskem bančništvu – namreč v nobenem elektronskem bančništvu niso dovoljene črke za sklic. Torej če imate samo en poslovni prostor in 2 blagajni, je najbolje, da poslovnemu prostoru določite oznako 1. Prvi blagajni določite oznako 1, drugi pa 2. Tako bo imel prvi izdan račun iz 1. blagajne oznako 1-1-1, drugi 1-1-2 itd. Tako številčenje smo svetovali vsem našim strankam oz. smo jim ga vnesli, če so za to pooblastile nas.
Kako pa se številčijo kopije izdanega računa? V primeru, da bo stranka zahtevala kopijo računa, je treba narediti kopijo, ki je enaka originalu, vendar zraven številke vsebuje oznako »KOPIJA« in zaporedno številko kopije računa. Če bi izdali kopijo prvega izdanega računa, bo na njem pisalo 1-1-1 (kopija št. 1). Take oznake kopij morajo imeti vsi programi na tržišču, če delujejo v skladu z zakonom. Vsi programi podjetja Microgramm seveda tako delujejo.
